1. Responsable del Tratamiento de Información personal Gómez Pineda Abogados S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento de información personal comunica al público sus datos de identificación y contacto:
Nombre o razón social: Gómez Pineda Abogados S.A.S.
2. Definiciones
Para la correcta interpretación de los lineamientos contenidos en la presente Política, a continuación, se definen los conceptos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Apoderado o autorizado: Persona autorizada por el titular de datos personales para que efectúe cualquier tipo de trámite o solicitud ante Gómez Pineda Abogados S.A.S., por cuenta de quien concede la autorización.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos personales que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para acceder a la información personal que repose en cualquier base de datos de Gómez Pineda Abogados S.A.S., bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
Deudor del cliente: Persona natural que contrae una obligación financiera con los clientes de Gómez Pineda Abogados S.A.S., y que es contactada por Gómez Pineda con el fin de realizar operaciones de cobro o recaudo de cartera, así como llevar a cabo negociaciones y establecer acuerdos de pago frente al cumplimiento de sus obligaciones.
Funcionario Responsable de la gestión de la información: Persona o personas a las que Gómez Pineda Abogados S.A.S. internamente les ha asignado de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que formulen los titulares de los datos ante Gómez Pineda Abogados S.A.S.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o conjuntamente con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de Gómez Pineda Abogados S.A.S., como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante Gómez Pineda Abogados S.A.S., con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras o servicios con sujeción al proyecto y al contrato.
Reclamo: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Principios
En Gómez Pineda Abogados S.A.S. el tratamiento de datos personales se realiza siguiendo diversos principios que buscan proteger la privacidad e intimidad de los titulares, asegurando las condiciones de legalidad en el tratamiento, así como la confidencialidad, seguridad y reserva de la información personal. Estos principios, inspirados en la Ley 1581 de 2012 son:
Principio de libertad. La información personal de naturaleza semiprivada, privada y sensible sólo podrá ser tratada cuando medie autorización libre, previa y expresa de su titular salvo en los casos excepcionales contemplados en la ley. El consentimiento que el titular otorgue para la disposición de sus datos personales será debidamente informado respecto a su alcance, fines y derechos que le asisten. El suministro de datos personales sensibles será facultativo para su titular, pudiendo abstenerse de entregarlos cuando así lo desee.
Principio de necesidad. Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados. La información personal solicitada al Titular en ningún caso será excesiva o incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior de Gómez Pineda Abogados S.A.S.
Principio de finalidad. Los datos de carácter personal sometidos a tratamiento no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles o contrarias con aquellas que el titular hubiere autorizado. No se considerará incompatible el tratamiento posterior que obedezca a fines históricos, estadísticos, contables o científicos.
Principio de veracidad. Los datos personales serán exactos y completos de forma que respondan con veracidad a la realidad actual de su titular. Cuando el titular proporcione directamente los datos personales, se presumirá de buena fe que los mismos son ciertos y veraces.
Principio de lealtad. El tratamiento de información personal se realizará de manera leal y lícita en concordancia con los principios y la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizando el libre ejercicio de los derechos de los titulares.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el Titular.
Principio de seguridad. La información objeto de tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de aquellos datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
4. Titulares y Datos Personales
La operación diaria de Gómez Pineda Abogados S.A.S. requiere conocer y tratar datos personales. Los titulares sobre los cuales tratamos información son:
Clientes
Proveedor
Deudor del Cliente
Comprador de vehículo
Aspirante a Trabajador
Extrabajador
Familiar del Trabajador
Aprendiz
Visitante
Trabajador
Locatario
5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Gómez Pineda Abogados S.A.S. utiliza la información que suministran los titulares de datos
personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Justicia – Procedimientos judiciales
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión económica y contable
Recursos humanos – Gestión de nómina
Recursos humanos – Prestaciones sociales
Recursos humanos – Gestión de personal
Recursos humanos – Formación de personal
Recursos humanos – Promoción y selección de personal
Recursos humanos – Control de horario
Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios
Seguridad – Seguridad
6. Derechos de los Titulares
Las personas cuya información personal es objeto de tratamiento por parte de Gómez Pineda Abogados S.A.S. ostentan la calidad de titulares, en virtud de la cual podrán ejercer los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.
• Obtener copia de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos.
• Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de Gómez Pineda Abogados S.A.S.
• Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
• Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.
6.1 Restricciones a los Derechos del Titular
La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no será procedente cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en la bases de datos de Gómez Pineda Abogados S.A.S..
No obstante lo anterior, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.
7. Canales de atención dispuestos al Titular
Gómez Pineda Abogados S.A.S. en aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, dispone de canales de atención por cada base de datos para la recepcionar las consultas y reclamos que formule el titular en relación con la protección de sus datos personales:
Correo electrónico: calidad@gomezpinedaabogados.com
Punto de Atención Personal: Carrera 48B No. 15 Sur – 35. Medellín (Antioquia)
8. Ejercicio de los derechos del titular
8.1 Legitimación para ejercer los derechos del titular
La información personal sólo podrá ser entregada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
A las personas autorizadas por el titular del dato.
A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:
– La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
– En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos. La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.
8.2 Contenido mínimo de la Solicitud
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
– Estar dirigida a Gómez Pineda Abogados S.A.S.
– Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
– Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo en relación con la protección de datos personales.
– Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail). Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
8.3 Procedimientos para la atención de Consultas y Reclamos
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se señalará la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual en ningún caso superará a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales de atención definidos. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo.
En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, Gómez Pineda Abogados S.A.S. emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.
Cuando Gómez Pineda Abogados S.A.S. determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo.
8.4 Autorización a terceros
Cuando el titular desee formular una consulta o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales por intermedio de un tercero, deberá remitir a Gómez Pineda Abogados S.A.S., la debida autorización mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados.
La autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
– Identificación del titular que autoriza
– Copia de la cedula de ciudadanía del titular
– Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
– Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información. Carácter voluntario y libre de la autorización.
9. Área responsable de la atención de consultas y reclamos Al interior de Gómez Pineda Abogados S.A.S. se ha definido el área de Dirección Administrativa y Financiera para recepcionar, direccionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que eleven los titulares. El área designada cuenta con administración de los canales de atención al titular definidos en capítulos anteriores, quien tendrá la responsabilidad de asegurar el respeto a los derechos de acceso, rectificación, actualización y cancelación de datos personales conforme a lo dispuesto en la Constitución y la Regulación General de Protección de Datos Personales. El área estará supervisando el funcionamiento de los canales de atención previamente definidos.
10. Tratamiento de datos personales de los trabajadores Gómez Pineda Abogados S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos de carácter personal de sus trabajadores y aspirantes a cargos en el desarrollo de los procesos de selección y contratación, los cuales permiten la vinculación del talento humano a la organización. El proceso de vinculación en calidad de empleado exige que se realice un requerimiento de información para ejecutar las actividades propias del proceso de selección de personal tales como estudios de seguridad, evaluación psicológica, evaluación de competencias individuales y verificación de los datos del aspirante. Una vez el aspirante ha sido admitido y asuma la calidad de trabajador sus datos personales serán utilizados para llevar a cabo el proceso de vinculación, el cual obliga a compartir datos con terceros como son las entidades pertenecientes al sistema de seguridad social.
11. Información suministrada en la hoja de vida por los aspirantes a cargo El aspirante que entregue su hoja de vida da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.
En el evento en que el aspirante al cargo no resulte elegido al finalizar el proceso de selección, podrá solicitar la supresión de su información por los canales de atención antes mencionados. Lo anterior debido a que la circunstancia de no ser seleccionado no causa su exclusión del banco de datos de candidatos elegibles para cargos a proveer. Por este motivo, su hoja de vida será conservada permitiendo su evaluación en un posterior proceso de selección.
12. Tratamiento de datos personales de los Proveedores
Gómez Pineda Abogados S.A.S. celebra contratos comerciales y civiles que por su naturaleza exigen el tratamiento de datos personales de proveedores, los cuales gozan de los derechos que tiene todo titular. La información recolectada por Gómez Pineda Abogados S.A.S. tiene como fin adelantar el proceso de contratación y hacer control sobre la relación contractual.
13. Reserva y confidencialidad de ciertas comunicaciones y solicitudes Para la comunicación de una incapacidad o de una calamidad, así como para la solicitud de un permiso o licencia por parte del trabajador, Gómez Pineda Abogados S.A.S. cuenta con un documento prototipo para estas acciones que podrá ser utilizado por el trabajador.
El personal que conoce de la información que da soporte a la solicitud o comunicación asegura su confidencialidad y buen tratamiento, ofreciendo las garantías necesarias para preservar el carácter reservado de los datos contenidos en la comunicación durante su procesamiento.
14. Captura de imágenes mediante sistemas de videovigilancia
Gómez Pineda Abogados S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones con fines de seguridad y control administrativo. La existencia de estos mecanismos será informada mediante la difusión visible de anuncios de video vigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. Nuestro sistema de video vigilancia no inspeccionará áreas en la que la intimidad del titular sea fundamental (tales como baños).
El sistema será utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en las locaciones de Gómez Pineda Abogados S.A.S., así como para vigilar la conducta y desarrollo de las tareas de sus empleados.
Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. También se podrá utilizar como prueba dentro de procesos disciplinarios internos y en la vigilancia de los contratos comerciales y civiles.
15. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir del2016-11-04. Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen en la presente política con posterioridad a su entrada en vigor serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación sobre las modificaciones que serán efectuadas podrá remitirse por los medios de comunicación idóneos para el efecto.
